Die meisten grauen sich schon jedes Jahr vor der Steuererklärung, aber oft kann diese auch angenehme Überraschungen mit sich bringen. Das gilt zum Beispiel, wenn Sie wenige Monate später mit einer Steuerrückerstattung rechnen können. Im Ausgangspunkt bedeutet dies, dass Sie das ganze Jahr über zu viel Steuer gezahlt haben. In manchen Fällen aber, wie bei der Anmietung eines Lagerplatzes, kann die Rückzahlung erfolgen, weil Sie im Laufe des Steuerjahres Anschaffungen oder betriebliche Verpflichtungen eingegangen sind, von denen Sie am Anfang des Jahres noch gar nichts wussten.
Lagerhaltung gehört zu den Kosten, die Firmen, Selbständige und auch Privatpersonen von ihrer Steuer absetzen können. Die Miete, die Sie für Ihr Lager im Jahr zahlen, verringert den zu versteuernden Betrag und damit Ihre Steuerverpflichtung.
Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Ihr Lager auch für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt wird. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht darüber, wann Sie Ihr Lager gemäß dem geltenden Steuerrecht in Ihrer Einkommensteuererklärung oder Ihrem betrieblichen Jahresabschluss absetzen können und welche Voraussetzungen dabei erfüllt sein müssen.
Wann können Sie einen Lagerraum steuerlich absetzen?
Wie bereits erwähnt, kann Ihre Lagereinheit nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn Sie dem Finanzamt beweisen können, dass es auch betrieblich oder beruflich von Ihnen genutzt wird.
Dabei müssen Sie nicht als Gewerbe angemeldet sein, sondern können auch als Freiberufler oder im Zusammenhang mit einer Nebeneinkunft, die Sie in Ihrer Steuererklärung deklarieren, Ihre Lagerkosten von Ihren Einnahmen abziehen.
Sie können in den meisten Fällen Ihren Lagerplatz steuerlich geltend machen, wenn Sie die folgenden Gegenstände bei einem professionellen Lagervermieter einlagern:
- Werkzeuge, die Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen, für die Sie aber zu Hause keinen Platz haben.
- Betriebsinventar
- Waren, die Sie verkaufen und deren Handel Sie steuerlich erklären. Dies ist besonders relevant für E-Commerce-Händler.
- Maschinen und Ersatzteile, die Sie für Ihre betriebliche oder berufliche Wirksamkeit benötigen.
- Ihre Buchhaltung der vergangenen Jahre sowie andere Archive, die für Ihre berufliche Tätigkeit wichtig sind.
- Büromaterial, das für Ihren Betrieb unerlässlich ist.
Die Miete für den Lagerraum für die oben genannten Gegenstände fließt in der Regel automatisch in die monatliche oder Quartalsbuchhaltung von Betrieben ein. Privatpersonen, die ihre Lagerhaltung von der Steuer absetzen wollen, müssen allerdings das Finanzamt davon überzeugen, dass die Einlagerung wirklich beruflich bedingt und notwendig ist.
Stellen Sie deshalb sicher, dass das Lager offensichtlich für berufliche oder betriebliche Zwecke genutzt wird. Vermischen Sie in der Lagereinheit nicht Ihre privat genutzten Haushaltgegenstände mit Ihren beruflich genutzten Werkzeugen. Außerdem wirkt es überzeugender gegenüber dem Finanzamt, wenn Sie eine Inventarliste der beruflich eingelagerten Sachen anlegen und diese auch vorweisen.
Sollten Sie die angemietete Lagereinheit, deren Miete Sie in der Steuererklärung absetzen wollen, für eine E-Commerce-Tätigkeit nutzen, ist es angebracht, das Lager auch als logistischen und operativen Bestandteil Ihrer Wirksamkeit einzugliedern. Dazu gehören unter anderem digitale Lagerverwaltungssysteme und regelmäßig angewandte Routinen, die die Lagerung betreffen.
Wenn Sie die genannten Maßnahmen durchführen, werden Sie feststellen, dass es Ihnen viel leichter fallen wird, die Plausibilität und Notwendigkeit des Lagers gegenüber dem Finanzamt bei einer Außenprüfung zu verteidigen.
Kann ich die Lagerhaltung bei einem Umzug steuerlich absetzen?
Wenn Sie aus beruflichen Gründen umziehen, bietet Ihnen das Finanzamt die Möglichkeit, den Umzug durch eine Pauschale von der Steuer abzusetzen. Der Betrag der Pauschale erhöht sich jedes Jahr und zieht nicht nur Ihre eigene Person, sondern auch Ihren Partner oder Ihre Partnerin und eventuelle Kinder in Betracht.
Dabei geht das Finanzamt davon aus, dass die Pauschale alle Umzugskosten, auch die eventuelle Zwischenlagerung Ihres Hausrats und Inventars, deckt. Die Pauschale wird im Allgemeinen als großzügig angesehen, kann aber in manchen Fällen nicht ausreichen, um alle Kosten abzudecken.
Sollten Ihnen weit höhere Kosten als die in der Pauschale abgedeckten Umzugsausgaben anfallen, können Sie diese unter Vorlage der Belege/Rechnungen in der Steuererklärung unter der Kategorie „Werbungskosten“ abziehen. Damit lehnen Sie aber automatisch die Pauschale ab.
Beachten Sie hier, dass die Zwischenlagerung Ihres Inventars nur unter gewissen und vom Finanzamt genau spezifizierten Umständen akzeptiert werden kann.
Ihre Rechnung für die Lagerung Ihrer Möbel und Haushaltsgegenstände wird nämlich nur dann steuerlich absetzbar, wenn Sie beruflich ins Ausland ziehen und Ihre Möbel und Ihren Hausrat zur Einlagerung geben. Das Finanzamt schreibt hier vor, dass Sie die Lagerung Ihrer Möbel nur dann absetzen dürfen, wenn Sie sie aus beruflichen Gründen nicht mitnehmen können.
Wenn Sie Ihr Inventar nur zwischenzeitlich lagern, weil die Wohnung zum Beispiel noch nicht fertig ist, kann der angefallene Betrag nicht von der Steuer abgesetzt werden.
Außerdem können weder die Pauschale noch die Werbungskosten in der Steuererklärung angewendet werden, wenn Ihr Arbeitgeber die Ausgaben für Ihren Umzug erstattet.
Wer kann die Kosten absetzen und wo tragen Sie sie ein?
Als Voraussetzung, dass Sie die Miete Ihrer Lagerstätte von der Steuer absetzen können, gilt im ersten Umgang das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen Rechnung. Wenn Sie Ihre Sachen bei einem professionellen Lagervermieter untergebracht haben, wird dieser Ihnen eine ordnungsgemäße wöchentliche oder monatliche Rechnung zusenden, die alle Pflichtangaben im umsatzsteuerlichen Sinn beinhaltet.
Im Jahresabschluss bei Gewerben und Betrieben wird dann die Summe der Rechnungen in der relevanten Kategorie für Betriebsausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufgeführt und von den Betriebseinnahmen abgezogen, um den zu versteuernden Betrag zu ermitteln.
Freiberufler und Selbstständige können die gleiche Rechnung als Betriebsausgabe in ihrer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) eintragen und gegen die Einnahmen verrechnen.
Privatpersonen, die eine steuerpflichtige Nebentätigkeit ausführen oder berufsbedingt Gegenstände einlagern müssen, können die Lagerkosten in der Steuererklärung als Werbungskosten aufführen und die Belege zur Anerkennung durch das Finanzamt einsenden. In der Regel müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt nach einem klaren Berufsbezug fragen wird.
Wenn Sie einen Steuerberater und/oder Buchhalter haben, werden diese die ordnungsgemäßen Schritte für Sie durchführen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Ihre Belege in einem geordneten und sauberen Zustand halten.
Sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass die Lagereinheit, die Sie von der Steuer absetzen wollen, auch deutlich als betriebliches oder berufliches Lager genutzt wird. Kartons mit Spielzeugen, Kleidungsstücken, Sportgeräten usw., die sich mit Ihren beruflichen Werkzeugen oder Wirtschaftsgütern vermischen, werden bei einer Besichtigung des Finanzamts die Alarmglocken läuten lassen und womöglich verhindern, dass Sie die Lagerhaltungskosten von der Steuer absetzen können.
